En el mundo empresarial moderno, donde la información fluye a velocidades vertiginosas, el control y registro de documentos se han convertido en un pilar fundamental para la gestión organizacional eficiente. Este proceso, que abarca desde la creación hasta la disposición final de los documentos, garantiza la correcta administración de la información, la seguridad de los datos sensibles y el cumplimiento normativo.
Toda empresa, sin importar su tamaño, genera diariamente una cantidad significativa de documentos, que van desde contratos y facturas, hasta informes y políticas internas. En este contexto, el control de documentos asegura que cada archivo esté debidamente clasificado y registrado, lo que facilita su localización y consulta.
“Un buen sistema de gestión documental permite a las organizaciones ser más ágiles y eficientes. Los empleados pueden encontrar la información que necesitan en minutos, en lugar de horas”, coincidieron Jorge Zepeda Gamboa Gerente de Sistemas de Gestión y Miguel Ángel Castañeda Hernández Ingeniero de Procesos, ambos de la empresa Computer Forms, durante su presentación a los integrante del Comité de Calidad de la Aisac, realizado en la planta de Envases en el Corredor Industrial de El Salto, Jalisco.
La protección de la información es otro aspecto clave. No todos los empleados deben tener acceso a todos los documentos, especialmente cuando se trata de datos confidenciales. Los sistemas de control de documentos permiten asignar diferentes niveles de acceso según la jerarquía o el rol de cada trabajador, protegiendo así la privacidad y seguridad de la empresa.
Además, las empresas que implementan sistemas digitales de almacenamiento pueden beneficiarse de medidas adicionales de seguridad, como el cifrado de archivos y el almacenamiento en la nube, que proporcionan una barrera adicional contra el robo o pérdida de información.
Otro desafío común en las empresas es evitar el uso de documentos obsoletos o versiones incorrectas. El control de versiones dentro del sistema de gestión documental permite rastrear todas las modificaciones realizadas en un archivo, registrando quién las hizo y cuándo. Esta trazabilidad es vital para asegurar que la información esté actualizada y sea precisa.
“Un buen control documental es clave para pasar auditorías y evitar sanciones”, señalaron los conferencistas.
Los documentos en una empresa tienen un ciclo de vida. Algunos deben ser conservados durante años, como las facturas o los registros fiscales, mientras que otros, una vez cumplida su función, deben ser destruidos de manera segura, sobre todo si contienen información sensible. Esta gestión cuidadosa asegura que las empresas no acumulen documentos innecesarios y evita posibles riesgos legales por el manejo inadecuado de la información.
